Steueroptimierte Mitarbeiterbezuschussung bei der Mitarbeiterverpflegung

Essenszuschüsse vom Arbeitgeber sind einer der Mitarbeiterbenefits, die die Mitarbeitenden tagtäglich positiv spüren und nachhaltig im Unternehmen einen Unterschied bewirken können.

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Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein Essenszuschuss vom Arbeitgeber?
• Essenszuschuss steuerfrei – Sachbezugswerte 2024
• Beispielrechnung: So könnte die Mitarbeiterbezuschussung aussehen
• Leichte Umsetzung, schnelle Wirkung!
• Fazit

In Kombination mit einem Essensangebot direkt vor Ort wird der Zuschuss zum doppelten Mehrwert. Die Mitarbeitenden sparen mit dem Angebot von freshtaste wertvolle Zeit: sowohl in der Pause als auch am Feierabend, denn nun muss nicht mehr täglich für die Arbeit vorgekocht  oder die Pausenzeit durch einen schnellen Gang zum Restaurant oder Supermarkt aufgebraucht werden. 

Der Arbeitgeber hat hier gleichzeitig mehrere Vorteile: Zum einen kann er die steuerlichen Vorteile nutzen, zum anderen setzt er ein klares Zeichen für die Wertschätzung der Mitarbeitenden sowie der Mitarbeitergesundheit. Dank innovativer Benefit-Tools ist dieses Thema auch für die Abrechnung im Handumdrehen implementiert und einfach aufbereitet.

In diesem Artikel beleuchten wir, wie steueroptimierte Essenszuschüsse funktionieren, welche Vorteile sie bieten und wie sie in Unternehmen (in Kombination mit dem freshtaste Smart Fridge) erfolgreich implementiert werden können.

Was ist ein Essenszuschuss vom Arbeitgeber?‍

Ein Essenszuschuss ist eine Form des Sachbezugs, bei dem der Arbeitgeber einen Teil der Kosten für die Verpflegung seiner Mitarbeitenden übernimmt. Dies ist eine freiwillige soziale Zusatzleistung vom Arbeitgeber. Er muss dies also nicht zwingend für Mitarbeitende anbieten - es lohnt sich jedoch in jedem Fall danach zu fragen, sollte dies im Unternehmen noch nicht teil der Zusatzleistungen sein.

Diese Unterstützung zu den Essenskosten kann entweder direkt über eine vergünstigte Mahlzeit in der klassischen Kantine oder digital beim bargeldlosen Zahlen an unserem Essensautomaten erfolgen. Zudem gibt es weitere Benefit-Tools, bei denen Mitarbeitende beispielsweise den Kassenzettel hochladen und im Nachhinein das Geld zurückerstattet bekommen. Schlussendlich wird nur der vom Arbeitgeber bezuschusste Endbetrag bezahlt.

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Was ist ein Sachbezug?

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Ein Sachbezug ist eine steuerfreie Leistung, die Mitarbeitende von ihrem Arbeitgeber erhalten können. Neben Essenszuschüssen kann der Arbeitgeber diese steuerfreie Leistung auch für Jobtickets, Kinderbetreuung oder sogar Fitnessstudiomitgliedschaften nutzen. Es gibt eine Sachbezugsgrenze, die für all diese Punkte in Kombination gilt.

Der Vorteil bei einem Essenszuschuss: Er ist direkt im Arbeitsalltag verankert und bietet einen spürbaren Mehrwert für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Bei freshtaste haben wir es uns zum Ziel gemacht, die Anwendung so einfach wie möglich zu gestalten. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter direkt die bezuschussten Preise via freshtaste-App einsehen und eine individuelle Übersicht erhalten kann. Der Arbeitgeber hingegen bekommt die detaillierte Abrechnung am Monatsende, im passenden Format, sodass die Buchhaltung diese direkt übernehmen kann.

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Warum ist das relevant?‍

Für Unternehmen ist die einfache Umsetzung ein enormer Vorteil: Keine neuen aufwendigen Prozesse, sondern eine Lösung, die mit den steuerlichen Vorgaben konform ist. Wir von freshtaste unterstützen bei der Einrichtung, teilen gerne unsere Erfahrungen und sorgen – in Kombination mit Ihrem Steuerberater – dafür, dass die Essensbezuschussung reibungslos funktioniert.

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Essenszuschuss steuerfrei – Sachbezugswerte 2025

Wie hoch der Essenszuschuss ausfällt, orientiert sich an den Verbraucherpreisen. Ab 2025 gibt es neue Sachbezugswerte. Diese wurden bereits vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) im Rahmen der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) an den Verbraucherpreisindex angepasst. Am 22. November 2024 hat der Bundesrat der 15. Verordnung zur Änderung der SvEV zugestimmt, wodurch die neuen Sachbezugswerte ab dem 1. Januar 2025 in Kraft treten.

Für das Jahr 2025 gelten folgende Werte für verbilligte oder unentgeltliche Mahlzeiten:

• Frühstück: 2,30 Euro pro Kalendertag, 69 Euro pro Monat
• Mittag- oder Abendessen: 4,40 Euro pro Kalendertag, 132 Euro pro Monat
• Gesamtwert pro Kalendertag: 11,10 Euro
• Gesamtwert im Monat: 333,00 Euro

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Diese Werte legen die Obergrenze für steuerfreie oder steuerlich begünstigte Essenszuschüsse fest. Arbeitgeber können ihren Mitarbeitenden Mahlzeiten bis zu diesen Beträgen vergünstigt oder kostenlos zur Verfügung stellen, ohne dass dafür zusätzliche Lohnsteuer oder Sozialversicherungsabgaben anfallen. Wichtig: Die neuen Werte gelten für den Zeitraum ab dem 1. Januar 2025. Alle Angaben gilt es selbst erneut zu prüfen und mit dem eigenen Steuerberatungsbüro abzuklären.

Was ist ein Sachbezugswert?

Als Sachbezug bezeichnet man Leistungen des Arbeitgebers gegenüber des Arbeitnehmers, die nicht in der Überweisung von Lohn bestehen, aber einen geldwerten Vorteil bieten. Das bedeutet, es wird davon ausgegangen, dass der Arbeitnehmer eigentlich mehr Geld ausgeben müsste, um dieselbe Leistung zu erhalten. Dies gilt in unserem Beispiel für den Preis für Mahlzeiten, wäre aber genauso anwendbar auf die private Nutzung eines Dienstfahrzeuges (Dienstfahrrad oder Betriebswagen), den Mitgliedschaftsbeitrag eines Fitnessstudios oder beispielsweise Warengutscheine.

Sachbezugswerte und freshtaste

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Mit freshtaste ist es besonders einfach, diese steuerlichen Vorteile zu nutzen. Unsere Lösung ermöglicht eine direkte Verrechnung der Essenszuschüsse über die freshtaste-App. Jeder Mitarbeitende hat einen individuellen Zugang, sodass der vom Unternehmen definierte Gesamtwert pro Tag und pro Monat eingehalten werden kann. Die Mitarbeitenden sehen beim Bezahlen den bereits bezuschussten Endbetrag hinter jedem Gericht. Der Arbeitgeber erhält am Monatsende eine detaillierte Rechnung, die alle relevanten Daten enthält und sich nahtlos in die Buchhaltung integrieren lässt.

Die Anwendung der Sachbezugswerte in Kombination mit freshtaste sorgt nicht nur für eine optimale Nutzung der steuerlichen Vorteile, sondern spart auch wertvolle Zeit und vereinfacht interne Prozesse. Wir stehen bei der Einrichtung zur Seite und können mit Erfahrungswerten unterschiedlichster Konstellationen in unserem Kundenstamm unterstützen. Dafür lohnt es sich auch einen Blick in verschiedene Case Studies zu werfen. Hier gibt es Einblicke in die Nutzung von freshtaste in den verschiedensten Unternehmen. Von Firmen in ländlichen Gebieten wie EIZO, Firmen die Mitten in der Innenstadt liegen wie zetVisions oder Alex und Gross und Firmen, die von der klassischen Kantine auf unsere smarte Kantinenalternative umgestiegen sind wie Kyocera Fineceramics GmbH.

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Wie funktioniert die steuerliche Regelung?

Der steuerfreie Essenszuschuss unterliegt festen Bedingungen, die vom Gesetzgeber geregelt sind. Neben dem Mindestbetrag muss sichergestellt sein, dass die Mahlzeit den vorgegebenen Sachbezugswerten entspricht. Dies gilt jedoch nicht nur für Mahlzeiten, sondern auch für andere steuerfreie Mitarbeiterbenefits. Dafür muss der Arbeitgeber auf den geldwerten Vorteil keine Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Auch der Mitarbeiter spart sich mit dem Einhalten der Freibeträge eine erhöhte Lohnsteuer. Es lohnt sich also, den Sachbezug mit einem Steuerberater genau zu prüfen und die Möglichkeiten für das eigene Unternehmen optimal auszuschöpfen. 

Checkliste: Das gilt es zu beachten

1. Essenszuschüsse nur an Arbeitstagen:
   Der Zuschuss darf ausschließlich für Mahlzeiten an tatsächlichen Arbeitstagen gewährt werden. Urlaubs- oder Krankheitstage sind ausgeschlossen.
2. Mahlzeiten für den unmittelbaren Verzehr:
   Der Zuschuss gilt nur für Speisen, die während der Pausen vor Ort konsumiert werden. Vorratskäufe oder Non-Food-Artikel wie Haushaltswaren oder Kosmetika können nicht bezuschusst werden.
3. Keine Zuschüsse bei Dienstreisen:
   Mitarbeitende, die auf Dienstreise oder Auswärtstätigkeit sind, erhalten bereits Spesen. In solchen Fällen ist ein Essenszuschuss nicht zulässig.
4. Ausnahmen für bestimmte Produkte:
   Zuschüsse dürfen nicht für alkoholische Getränke, Tabakwaren oder ähnliche Produkte gewährt werden.

Beispielrechnung: So könnte die Mitarbeiterbezuschussung aussehen

Um dies etwas anschaulicher zu machen, wollen wir hier gerne eine Beispielrechnung geben. Das Unternehmen ABC möchte seinen Mitarbeitenden frische, gesunde Mahlzeiten zu attraktiven Preisen anbieten. Dafür bezuschussen sie die Speisen aus dem freshtaste Büro Kühlschrank wie in der Grafik aufgeschlüsselt (Beispiel aus 2024!)

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Ein Rechenbeispiel:

• Mahlzeitenpreis: 7,98 Euro ‍
• Mitarbeiteranteil: 4,13 Euro (Wert geht in 2025 auf 4,40 Euro)‍
• Arbeitgeberzuschuss: 3,76 Euro

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Der Mitarbeitende zahlt somit am Ende den reduzierten Preis von 4,13 €. Der Arbeitgeber übernimmt von der Gesamtsumme des Mahlzeitenpreises 3,76 €. Wichtig ist: Der Arbeitgeber kann selbst entscheiden, ob er den vollen Sachbezugswert beisteuern möchte oder einen geringeren Wert. Theoretisch könnte der Arbeitgeber auch den vollen Mahlzeitenpreis übernehmen, könnte dann jedoch nicht mehr von den steuerlichen Vorteilen profitieren.

Individuelle Lösungen für dein Unternehmen

Mit freshtaste kannst du den Zuschuss individuell anpassen. Ob pauschal für alle Mitarbeitenden oder abhängig vom Mitarbeiterstandort oder anderen Faktoren – die Umsetzung ist flexibel. Wir stellen sicher, dass du bei der Einführung gut beraten bist und alle notwendigen Informationen für weitere Gespräche mit deinem Steuerberater hast.

Zusätzlich ist unser System kompatibel mit anderen digitalen Benefit-Lösungen. Solltest du also schon eine Lösung etabliert haben, können wir eine Schnittstelle schaffen, sodass du ein umfassendes Programm für deine Mitarbeitenden anbieten kannst.

Leichte Umsetzung, schnelle Wirkung!

Die Implementierung eines Essenszuschusses muss weder kompliziert noch zeitaufwendig sein. Mit freshtaste kannst du die Verpflegungslösung einfach und schnell in deinen Arbeitsalltag integrieren. Hier eine Übersicht der Vorteile:

• Schritt-für-Schritt-Begleitung: Wir unterstützen dich von der ersten Anfrage bis zur Umsetzung. Gerne nehmen wir uns vorab Zeit und sprechen mit dir alles in der Theorie durch und geben dir unseren Input an die Hand, um offene Fragen mit deinem Steuerberatungsbüro abzuklären.
• Individuelle Anpassung: Jeder Betrieb ist anders – wir passen uns deinen Anforderungen an und können flexibel mit dem Unternehmen wachsen. Uns ist es wichtig, dass ihr mit unserem Angebot zufrieden seid, daher gibt es bei uns keine langen Vertragslaufzeiten, mit denen wir euch künstlich an unser Angebot binden.
• Schnelle Implementierung: In wenigen Wochen ist alles startklar: Nach deiner Anfrage organisieren wir ein Testessen. Dort beantworten wir auch alle offenen Fragen und dein Team kann mitentscheiden, ob freshtaste für sie passt. Sobald ihr euch für uns entschieden habt, planen wir das Onboarding und die Aufstellung eures smarten Bürokühlschranks. Von Anfrage bis Implementierung dauert es wenige Wochen.

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Zusätzliche Benefits durch freshtaste

Neben der steuerfreien Verpflegung bieten wir mit freshtaste zahlreiche weitere Vorteile für alle im Team:

1. Zeitersparnis: Echte Pausen zum gemeinsamen Essen, statt die halbe Pause mit der Besorgung des Essens zu verbringen.
2. Mitarbeiterzufriedenheit: Die Verpflegung mit frischem Essen ist ein wertvoller Benefit, der deinem Team zeigt, dass du sie wertschätzt und in ihr Wohlbefinden investierst.
3. Gesundheitsförderung: Frische, ausgewogene Mahlzeiten fördern das Wohlbefinden und können Krankheitsausfälle senken. Mehr zum Thema gesunde Mitarbeiterverpflegung findest du hier.
4. Gemeinschaft: Gemeinsames Essen verbindet. Echte Verbindungen schaffen Zusammenhalt und stärken das WIR-Gefühl. All das ist wichtig für eine gute Arbeitsatmosphäre. 

Fazit

Essenszuschüsse in Kombination mit dem freshtaste Smart Fridge bieten eine effektive Möglichkeit, die Verpflegung am Arbeitsplatz aufzuwerten und gleichzeitig steuerliche Vorteile zu nutzen. Wir kombinieren innovative Technologie mit frischen, gesunden Mahlzeiten und machen somit die Umsetzung eines steuerfreien Essenszuschusses einfacher denn je.

Mit einer individuellen Anpassung und einer schnellen Implementierung sorgt unser freshtaste-Team dafür, dass deine Mitarbeitenden nicht nur besser versorgt, sondern auch zufriedener und motivierter sind. Wir helfen dir, die beste Lösung für dein Unternehmen zu finden.